Privacy policyПолитика конфиденциальности

Политика защиты персональных данных

Компания SMART EXCHANGE (далее именуемая «Компания») руководствуется бизнес-концепцией «Сделать Японию лучшей туристической страной в мире» и осуществляет свою деятельность через бизнес ＳＭＡＲＴ ＥＸＣＨＡＮＧＥ — установку и эксплуатацию автоматов обмена иностранной валюты в туристических объектах, объектах размещения, транспортных узлах и иных местах с целью повышения удобства иностранных туристов, посещающих Японию, и стимулирования потребления в региональной экономике, — а также через бизнес по оптимизации затрат, предоставляющий корпоративным клиентам рациональный консалтинг для повышения операционной эффективности. Считая своей миссией содействие развитию общества, Компания стремится к повышению качества услуг и уровня удовлетворённости клиентов. Компания убеждена, что соблюдение требований законодательства является само собой разумеющимся, а защита персональных данных — неотъемлемой социальной ответственностью. В связи с этим Компания доводит до сведения всех сотрудников важность защиты персональных данных и обеспечивает их надлежащее обращение с такими данными на постоянной основе. Основные принципы подхода Компании к защите персональных данных изложены ниже.

1. Сбор, использование и передача персональных данных

Компания определяет цели использования собираемых персональных данных и получает персональные данные исключительно в объёме, необходимом для достижения указанных целей.

В случае получения персональных данных непосредственно от субъекта персональных данных Компания получает его согласие в отношении целей использования и порядка обращения с данными в письменной форме или иным равнозначным способом. (Действие настоящего положения распространяется на все персональные данные, используемые Компанией в своей деятельности, включая данные не только клиентов, но и сотрудников и деловых партнёров.)

Компания не будет использовать персональные данные сверх объёма, необходимого для достижения целей их обработки (далее — «использование не по назначению»), а также раскрывать или передавать их третьим лицам без согласия субъекта персональных данных, за исключением следующих случаев. Меры по предотвращению подобных ситуаций последовательно реализуются в рамках системы управления защитой персональных данных Компании.

• （а）Когда это предусмотрено законодательством
• （б）Когда это необходимо для защиты жизни, здоровья или имущества человека, а получение согласия субъекта персональных данных затруднено
• （в）Когда это особо необходимо для улучшения общественного здравоохранения или содействия здоровому развитию детей, а получение согласия субъекта персональных данных затруднено
• （г）Когда необходимо содействие государственному органу, органу местного самоуправления или уполномоченному ими лицу в исполнении обязанностей, предусмотренных законодательством, и при этом существует риск того, что получение согласия субъекта персональных данных может воспрепятствовать исполнению указанных обязанностей

2. Соблюдение законодательства, государственных руководящих принципов и иных норм

Компания соблюдает законодательство в области персональных данных, государственные руководящие принципы и иные применимые нормы.

3. Предотвращение утечки, утраты или повреждения персональных данных и принятие корректирующих мер

Компания принимает необходимые и надлежащие меры безопасности для предотвращения утечки, утраты или повреждения персональных данных, а также для устранения последствий таких инцидентов.

4. Рассмотрение жалоб и обращений, связанных с персональными данными

Компания оперативно и надлежащим образом реагирует на жалобы и обращения, связанные с персональными данными. Просим обращаться по указанным ниже контактным данным по вопросам персональных данных.

5. Непрерывное совершенствование системы управления защитой персональных данных

Компания разрабатывает и внедряет систему управления защитой персональных данных, устанавливающую кодекс поведения, внутренние регламенты и правила обращения с персональными данными и их защиты. Компания также обеспечивает непрерывное совершенствование системы управления защитой персональных данных посредством регулярных операционных проверок, внутренних аудитов и пересмотра управленческих решений.

Настоящая политика доводится до сведения всех сотрудников Компании и публикуется для всех заинтересованных сторон.

Дата принятия: 1 апреля 2015 г.
Дата последнего пересмотра: 18 апреля 2025 г.
SMART EXCHANGE
Генеральный директор　Масато Накано

Контактный пункт по вопросам защиты персональных данных

〒105-7306 6-й этаж, здание Tokyo Shiodome Building, 1-9-1 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo
SMART EXCHANGE, Пункт приёма обращений по персональным данным
TEL：03-6281-4200
E-mail：contact@smart-exchange.co.jp

Цели использования персональных данных, получаемых непосредственно в письменной форме

Цели использования персональных данных, собираемых Компанией, являются следующими.

Персональные данные, получаемые при обращении с запросами о товарах и услугах Компании

• Для ответа на запросы, пожелания, жалобы и иные обращения клиентов.
• Для предоставления информации о товарах и услугах Компании.

Персональные данные, получаемые при пользовании товарами и услугами Компании

• Для обработки заявок на услуги Компании, выставления счетов и иных смежных операций.
• Для оказания услуг Компании и осуществления сопутствующих коммуникаций.
• Для предоставления различной информации об услугах Компании.

Персональные данные, получаемые от должностных лиц и сотрудников Компании

• Для управления трудовыми отношениями, начисления заработной платы и иных смежных целей.
• Для управления персоналом, обеспечения социальных льгот, реагирования на чрезвычайные ситуации и иных общих целей управления Компанией.

Персональные данные, предоставляемые при подаче заявки на участие в конкурсном отборе, проводимом Компанией

• Для проведения конкурсного отбора при найме на работу.

Цели использования персональных данных, полученных иными способами, помимо непосредственной письменной формы

Персональные данные, получаемые Компанией в рамках деятельности по договорам поручения

• Для осуществления деятельности по поручению клиентов Компании.

Персональные данные, получаемые посредством записи телефонных переговоров в службе колл-центра

• Для повышения качества телефонного обслуживания клиентов.

• ※В указанных выше целях Компания может осуществлять запись телефонных переговоров.

Персональные данные, получаемые посредством камер видеонаблюдения в рамках деятельности ＳＭＡＲＴ ＥＸＣＨＡＮＧＥ

• В целях обеспечения безопасности товаров и услуг Компании.

• ※В указанных выше целях Компания может устанавливать камеры видеонаблюдения на оборудовании или в местах его размещения для осуществления видеозаписи.

Персональные данные каждой категории собираются исключительно в объёме, необходимом для достижения соответствующих целей их использования.

Порядок раскрытия и иных операций с персональными данными клиентов, подлежащими раскрытию (хранимыми персональными данными)

В отношении персональных данных, полученных Компанией непосредственно от субъекта персональных данных для указанных выше целей (полученных непосредственно в письменной форме), в случае если такие данные относятся к категории персональных данных, подлежащих раскрытию, Компания в соответствии с Законом о защите персональных данных и стандартом ЯПС (JIS Q15001:2023) надлежащим образом рассмотрит запросы об уведомлении о целях использования, раскрытии, исправлении, добавлении или удалении содержащихся сведений, прекращении использования, уничтожении, а также прекращении передачи третьим лицам (далее именуемые «раскрытием и иными операциями»).

Информация о порядке подачи запроса о раскрытии

Наименование организации, руководитель, ответственный за защиту персональных данных и иная информация

〒105-7306 6-й этаж, здание Tokyo Shiodome Building, 1-9-1 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo
SMART EXCHANGE, Генеральный директор Масато Накано
Ответственный за защиту персональных данных: руководитель отдела операционного развития
Контактный адрес：contact@smart-exchange.co.jp

Меры, принятые для обеспечения безопасного управления хранимыми персональными данными

С учётом анализа внешней среды Компания принимает следующие меры для обеспечения безопасного управления хранимыми персональными данными.

Организационные меры безопасности	Компания принимает необходимые меры в отношении формирования организационной структуры, соблюдения регламентов обращения с персональными данными в операционной деятельности, разработки средств контроля за состоянием обращения с персональными данными, создания механизмов реагирования на инциденты утечки и иные нештатные ситуации, а также мониторинга состояния обращения с данными и пересмотра мер безопасности.
Кадровые меры безопасности	Компания проводит регулярные инструктажи и обучение сотрудников по вопросам, связанным с обращением с персональными данными. Кроме того, Компания получает от сотрудников подписки о неразглашении, включающие обязательства по сохранению конфиденциальности персональных данных.
Физические меры безопасности	Компания принимает необходимые меры в отношении управления зонами обработки персональных данных, предотвращения хищения оборудования и электронных носителей, предотвращения утечки данных при транспортировке электронных носителей, а также удаления персональных данных и утилизации оборудования и электронных носителей.
Технические меры безопасности	Компания принимает необходимые меры в отношении информационных систем, включая контроль доступа, идентификацию и аутентификацию пользователей, защиту от несанкционированного доступа извне, а также предотвращение утечки данных, связанной с использованием информационных систем.

Куда подавать запросы о раскрытии и иных операциях

Для подачи запроса о раскрытии и иных операциях просим направить необходимые документы и оплату сбора по указанному ниже адресу.

Документы, предоставляемые при подаче запроса о раскрытии и иных операциях

• ※Для подтверждения личности субъекта персональных данных или представителя просим приложить копию одного из следующих документов.

• Водительское удостоверение (если в документе указано место регистрации по постоянному месту жительства, соответствующий раздел следует скрыть)
• Полис медицинского страхования
• Паспорт
• Книжка государственного пенсионного страхования
• Карточка основного реестра жителей с фотографией
• Книжка обязательного пенсионного страхования работников
• Свидетельство о регистрации иностранца
• Иной документ с фотографией, выданный государственным органом

Сбор

При подаче запроса о «раскрытии» или «уведомлении о целях использования» взимается сбор в следующем размере.

Размер сбора	1 000 иен за один запрос

• ※Просим прилагать к почтовому отправлению почтовые марки или почтовый денежный перевод на сумму, соответствующую размеру сбора.

Контактный пункт для обращений/жалоб по вопросам обращения с персональными данными

SMART EXCHANGE, Контактный пункт по вопросам персональных данных

〒105-7306 6-й этаж, здание Tokyo Shiodome Building, 1-9-1 Higashi-Shinbashi, Minato-ku, Tokyo
E-mail：contact@smart-exchange.co.jp
Часы приёма обращений по вопросам персональных данных：в рабочие дни (пн–пт) с 10:00 до 18:00

• ※Поскольку Компания является организацией, деятельность которой охватывается сертифицированным органом по защите персональных данных — «Общественным фондом Japan Institute for Promotion of Digital Economy and Community», также возможно обращение в контактный пункт указанного фонда по следующим реквизитам.

Общественный фонд Japan Institute for Promotion of Digital Economy and Community (JIPDEC)
Центр содействия использованию Знака конфиденциальности　Секретариат Знака конфиденциальности

〒106-0032 Здание Roppongi First Building, 1-9-9 Roppongi, Minato-ku, Tokyo
TEL.03-5860-7563　FAX.03-5573-0562
Часы приёма：в рабочие дни (пн–пт) с 9:30 до 17:00 (※за исключением 12:00–13:00)