Privacy policyGizlilik Politikası

Kişisel Bilgilerin Korunması Politikası

株式会社SMART EXCHANGE (bundan böyle "Şirketimiz" olarak anılacaktır), "Japonya'yı dünyanın en iyi turizm ülkesi yapmak" iş felsefesiyle; Japonya'ya gelen yabancı turistlerin kolaylığını artırmak ve yerel ekonomideki tüketimi genişletmek amacıyla turistik yerlere, konaklama tesislerine, ulaşım araçlarına ve benzeri noktalara döviz bozdurama makineleri kurarak işleten ＳＭＡＲＴ ＥＸＣＨＡＮＧＥ işletmesi ile kurumsal müşterilere yönelik iş verimliliğini artıran ve gereksiz harcamaları önleyen rasyonel danışmanlık hizmeti sunan Maliyet Optimizasyonu işletmesi aracılığıyla değişen topluma katkıda bulunmayı misyon edinmiş; hizmet kalitesini ve müşteri memnuniyetini artırmak için çalışmaktadır. Ayrıca uyum ve yasalara uygunluğa büyük önem vermekle birlikte, Şirketimiz kişisel bilgilerin korunmasını vazgeçilmez bir toplumsal sorumluluk olarak kabul etmektedir. Bu doğrultuda tüm çalışanlarımıza kişisel bilgilerin korunmasının önemini benimsetmekte ve kişisel bilgilerin her zaman uygun şekilde işlenmesi için gerekli bilgilendirmeleri eksiksiz yapmaktayız. Kişisel bilgilerin korunmasına yönelik temel tutumumuzu aşağıdaki şekilde ilan ediyoruz.

1. Kişisel Bilgilerin Elde Edilmesi, Kullanılması ve Aktarılması

Şirketimiz, elde ettiği kişisel bilgilerin kullanım amacını açıkça belirler ve bu amacın gerçekleştirilmesi için gereken ölçüde kişisel bilgi toplar.

Şirketimiz, kişisel bilgileri doğrudan ilgili kişiden elde ederken, kullanım amacı ve işleme yöntemine ilişkin olarak yazılı belge veya eşdeğer bir yöntemle onay almaktadır. (Bu durum yalnızca müşterilerle sınırlı olmayıp çalışanları ve iş ortaklarını da kapsayacak şekilde, Şirketimizin iş faaliyetlerinde kullandığı tüm kişisel bilgileri içermektedir.)

Ayrıca aşağıdaki haller dışında, kullanım amacının gerçekleştirilmesi için gerekli ölçeyi aşan işlemler (bundan böyle "amaç dışı kullanım" olarak anılacaktır) yapılmayacak ve ilgili kişinin onayı alınmaksızın üçüncü taraflara kişisel bilgi ifşa edilmeyecek ya da aktarılmayacaktır. Bu durumların önlenmesine yönelik tedbirler, Şirketimizin Kişisel Bilgilerin Korunması Yönetim Sistemi kapsamında eksiksiz biçimde uygulanacaktır.

• （a）Yasal düzenlemelerin gerektirdiği durumlarda
• （b）Bir kişinin hayatını, bedensel bütünlüğünü veya mülkiyetini korumak için gerekli olup ilgili kişinin onayının alınmasının güç olduğu durumlarda
• （c）Halk sağlığının iyileştirilmesi veya çocukların sağlıklı gelişiminin desteklenmesi için özellikle gerekli olup ilgili kişinin onayının alınmasının güç olduğu durumlarda
• （d）Devlet kurumları, yerel yönetimler veya bunların yetki verdiği kişilerin yasal görevlerini yerine getirmesinde iş birliği yapılmasının gerekli olduğu ve ilgili kişinin onayının alınmasının söz konusu görevin yürütülmesini engelleyebileceği durumlarda

2. Yasal Düzenlemelere, Devlet Tarafından Belirlenen Rehberlere ve Diğer Kurallara Uygunluk

Şirketimiz, kişisel bilgilere ilişkin yasal düzenlemelere, devlet tarafından belirlenen rehberlere ve diğer kurallara uyar.

3. Kişisel Bilgilerin Sızdırılması, Yok Edilmesi veya Zarar Görmesinin Önlenmesi ve Düzeltilmesi Hakkında

Şirketimiz, kişisel bilgilerin sızdırılması, yok edilmesi veya zarar görmesinin önlenmesi ve düzeltilmesi için gerekli ve uygun güvenlik tedbirlerini uygular.

4. Kişisel Bilgilere İlişkin Şikayet ve Danışmalar Hakkında

Şirketimiz, kişisel bilgilere ilişkin şikayet ve danışmalara hızlı ve uygun biçimde yanıt verir. Lütfen aşağıdaki kişisel bilgiler iletişim penceresine başvurunuz.

5. Kişisel Bilgilerin Korunması Yönetim Sisteminin Sürekli İyileştirilmesi

Şirketimiz, kişisel bilgilerin korunması ve uygun şekilde işlenmesi amacıyla davranış kuralları, iç yönetmelikler ve kuralları kapsayan bir Kişisel Bilgilerin Korunması Yönetim Sistemi oluşturur ve işletir. Ayrıca düzenli aralıklarla gerçekleştirilen operasyonel denetimler, iç denetimler ve yönetim incelemeleri aracılığıyla Kişisel Bilgilerin Korunması Yönetim Sistemini sürekli olarak iyileştirir.

Bu politika tüm çalışanlara eksiksiz duyurulacak ve ilgili tüm taraflarla paylaşılacaktır.

Yürürlük Tarihi: 1 Nisan 2015
Son Revizyon Tarihi: 18 Nisan 2025
株式会社SMART EXCHANGE
Yönetim Kurulu Başkanı　Masato Nakano

Kişisel Bilgilerin Korunmasına İlişkin İletişim Penceresi

〒105-7306 東京都港区東新橋1-9-1 東京汐留ビルディング6階
株式会社SMART EXCHANGE Kişisel Bilgi Kabul Penceresi
TEL：03-6281-4200
E-mail：contact@smart-exchange.co.jp

Doğrudan Yazılı Belge Yoluyla Elde Edilen Kişisel Bilgilerin Kullanım Amaçları

Şirketimizin elde ettiği kişisel bilgilerin kullanım amaçları aşağıdaki gibidir.

Şirketimizin ürün ve hizmetlerine ilişkin sorgular vb. sırasında elde edilen kişisel bilgiler

• Müşterilerden gelen sorgu, talep, şikayet vb. durumlara yanıt verebilmek için.
• Şirketimizin ürün ve hizmetlerine ilişkin bilgi sunmak için.

Şirketimizin ürün ve hizmetlerinin kullanımı sırasında elde edilen kişisel bilgiler

• Şirketimizin hizmetlerine başvuru işlemlerini, faturalama süreçlerini vb. yürütmek için.
• Şirketimizin hizmetlerini sunmak ve buna bağlı iletişimi gerçekleştirmek için.
• Şirketimizin hizmetlerine ilişkin çeşitli bilgileri iletmek için.

Şirketimizin yöneticileri ve çalışanlarından elde edilen kişisel bilgiler

• İstihdam yönetimi, maaş ödemesi vb. işlemleri yürütmek için.
• İnsan kaynakları yönetimi, sosyal haklar, acil durum müdahalesi gibi genel şirket operasyonlarını yürütmek için.

Şirketimizin işe alım başvurularında elde edilen kişisel bilgiler

• İşe alım seçim sürecini yürütmek için.

Doğrudan Yazılı Belge Dışındaki Yöntemlerle Elde Edilen Kişisel Bilgilerin Kullanım Amaçları

Şirketimizin yüklenilen işler kapsamında elde ettiği kişisel bilgiler

• Şirketimizin müşterilerinden alınan görevler çerçevesinde iş yürütmek için.

Çağrı merkezi operasyonlarında çağrı kaydı yoluyla elde edilen kişisel bilgiler

• Müşterilerle gerçekleştirilen telefon görüşmelerinin kalitesini artırmak için.

• ※Şirketimiz, yukarıdaki amaçlar doğrultusunda telefon görüşmelerini kayıt altına alabilir.

ＳＭＡＲＴ ＥＸＣＨＡＮＧＥ işletmesindeki güvenlik kameraları aracılığıyla elde edilen kişisel bilgiler

• Şirketimizin ürün ve hizmetlerine ilişkin güvenlik amaçları için.

• ※Şirketimiz, yukarıdaki amaçlar doğrultusunda cihazlara veya kurulum yerlerine güvenlik kameraları yerleştirerek görüntü kaydı yapabilir.

Bu kullanım amaçlarını gerçekleştirmek için gerekli ölçüde kişisel bilgiler elde edilir.

Müşterilerin Açıklamaya Konu Kişisel Bilgilerinin (Saklanan Kişisel Veriler) Açıklanması vb. Prosedürleri Hakkında

Şirketimizin, ilgili kişiden yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda (doğrudan yazılı belge yoluyla) emanet olarak aldığı kişisel bilgiler söz konusu olduğunda; Kişisel Bilgilerin Korunması Kanunu ile JIS standardı (JIS Q15001:2023) hükümleri çerçevesinde açıklamaya konu kişisel bilgi kapsamına girdiği tespit edilirse, kullanım amacının bildirilmesi, açıklanması, içeriğinin düzeltilmesi, eklenmesi veya silinmesi, kullanımın durdurulması, silinmesi ve üçüncü taraflara aktarımın durdurulması (bundan böyle "açıklama vb." olarak anılacaktır) talep edilmesi durumunda yasal düzenlemelere uygun olarak gerekli işlemler yapılacaktır.

Açıklama Talebine İlişkin Bilgiler

İşletme Adı, Temsilci, Kişisel Bilgilerin Korunması Yöneticisi vb.

〒105-7306 東京都港区東新橋1-9-1 東京汐留ビルディング6階
株式会社SMART EXCHANGE　Yönetim Kurulu Başkanı Masato Nakano
Kişisel Bilgilerin Korunması Yöneticisi: İş Geliştirme Departmanı Müdürü
İletişim: contact@smart-exchange.co.jp

Saklanan Kişisel Verilerin Güvenli Yönetimi İçin Alınan Tedbirler Hakkında

Şirketimiz, dış çevre koşullarını değerlendirdikten sonra saklanan kişisel verilerin güvenli yönetimi için aşağıdaki tedbirleri almaktadır.

Organizasyonel Güvenlik Yönetimi Tedbirleri	Organizasyon yapısının oluşturulması, kişisel veri işleme kurallarına uygun operasyon, kişisel veri işleme durumunu kontrol etmeye yönelik mekanizmaların oluşturulması, sızıntı vb. olaylara müdahale yapısının kurulması, işleme durumunun takibi ve güvenlik yönetimi tedbirlerinin gözden geçirilmesi gibi konularda gerekli tedbirler alınmaktadır.
İnsan Kaynakları Güvenlik Yönetimi Tedbirleri	Çalışanlara kişisel veri işleme konusundaki dikkat edilmesi gereken hususlar hakkında düzenli eğitimler verilmektedir. Ayrıca kişisel verilerin gizliliğine ilişkin hükümleri içeren taahhütnameler alınmaktadır.
Fiziksel Güvenlik Yönetimi Tedbirleri	Kişisel veri işlenen alanların yönetimi, cihaz ve elektronik medyanın çalınmasının önlenmesi, elektronik medyanın taşınması sırasında sızıntı vb. durumların önlenmesi, kişisel verilerin silinmesi ile cihaz ve elektronik medyanın imha edilmesi konularında gerekli tedbirler alınmaktadır.
Teknik Güvenlik Yönetimi Tedbirleri	Bilgi sistemleri kapsamında erişim kontrolü, erişim kişilerinin tanımlanması ve kimlik doğrulama, dış kaynaklı yetkisiz erişimin önlenmesi, bilgi sistemlerinin kullanımından kaynaklanan sızıntının önlenmesi gibi konularda gerekli tedbirler alınmaktadır.

Açıklama vb. Talebi İçin Başvuru Adresi

Açıklama vb. talebinde bulunmak isteyenlerin gerekli belgeleri ve ücreti aşağıdaki adrese posta yoluyla göndermesi gerekmektedir.

Açıklama vb. Talebi Sırasında Sunulması Gereken Belgeler

• ※İlgili kişinin veya temsilcinin kimliğini kanıtlayan belge olarak aşağıdakilerden birinin fotokopisini lütfen gönderin.

• Sürücü belgesi (nüfus kayıt yeri bilgisi varsa ilgili kısmı kapatınız)
• Sağlık sigortası kartı
• Pasaport
• Ulusal emeklilik cüzdanı
• Fotoğraflı temel ikamet kartı
• Çalışan emeklilik cüzdanı
• Yabancı kayıt sertifikası
• Diğer resmi kurumlarca düzenlenen fotoğraflı kimlik belgeleri

Ücret

"Açıklama" veya "Kullanım Amacının Bildirilmesi" talebinde bulunulması durumunda aşağıdaki miktarda ücret gerekmektedir.

Ücret Miktarı	Her talep başına 1.000 Japon Yeni

• ※Ücret için, posta pulu veya sabit değerli posta havalesi eklenerek posta yoluyla gönderilmesi gerekmektedir.

Kişisel Bilgilerin İşlenmesine İlişkin Sorgular / Şikayet Başvuru Adresi

株式会社SMART EXCHANGE Kişisel Bilgiler İletişim Penceresi

〒105-7306 東京都港区東新橋1-9-1 東京汐留ビルディング6階
E-mail：contact@smart-exchange.co.jp
Kişisel bilgilere ilişkin kabul saatleri：Hafta içi (Pazartesi～Cuma) 10:00～18:00

• ※Ayrıca Şirketimiz, onaylı kişisel bilgi koruma kuruluşu olan "一般財団法人日本情報経済社会推進協会"nın kapsam dahilindeki bir işletmeci olduğundan, aşağıdaki "一般財団法人日本情報経済社会推進協会" iletişim penceresine de başvurabilirsiniz.

一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC)
Gizlilik Markası Geliştirme Merkezi　Gizlilik Markası Sekreterliği

〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
TEL.03-5860-7563　FAX.03-5573-0562
Kabul Saatleri：Hafta içi (Pazartesi～Cuma) 9:30～17:00 (※12:00～13:00 hariç)